Çevik satın alma nedir, neden önemli?

Küresel salgından sonra çevik yaklaşım, iş dünyasının her noktasına sirayet etti. Satın alma fonksiyonları da bu yaklaşımdan nasibini aldı. Bu yazımızda, özellikle dinamiklerin bu kadar hızlı dönüştüğü bir ortamda çevik satın almanın (agile procurement) ne olduğunu ve neden önemli olduğunu, işletmelere ne gibi refleksler kazandırdığını ve bu süreçte teknolojinin etkisini konuşacağız.

Son yıllarını profesyonel kariyerini inşa etmekle geçiren herkes, sektör ve iş fonksiyonu fark etmeksizin “çeviklik” başlığını en az bir kere duymuştur. Çeviklik, küresel kanaat önderlerinin “çoklu kriz çağı” olarak adlandırdığı ve iş modellerini dönüştürmenin zorunluluk haline geldiği bu dönemde, sürdürülebilirliğin anahtarına dönüştü. İş dünyasının her kademesini etkileyen ve İngilizcede “agile” olarak bilinen çevik yaklaşım, kaynak bulma, tedarik ve satın alma sektörlerini de etkiledi. Satın almanın, verimlilik ve inovasyonun stratejik bir itici gücü haline geldiği dijital çağda, bu iş fonksiyonunun yalnızca mal ve hizmet satın almanın ötesine geçmesi, aynı zamanda dış kaynakları hızlı ve esnek bir biçimde yönetebilmesi gerekiyor. İşte çevik yaklaşım tam olarak bu refleksleri kazanabilmeyi mümkün kılıyor. Öncelikle “agile” kavramının tanımını yapacağımız ve 2025’te çevik stratejilere dair çarpıcı bulgulara yer vereceğimiz bu yazıda, “satın almada çeviklik” kavramına ve geleneksel satın alma ile çevik satın alma arasındaki farklara odaklanacağız.

Agile nedir? 2025 çevik iş metodolojileri ve istatistikler

İngilizcede agile olarak anılan ve Türkçede çevik olarak ifade edilen bu kavram, herhangi bir işi aşamalara ve fazlara bölen, sürekli teslimat ve iyileştirmeyi öne çıkaran bir iş metodolojisidir. Çevik metodoloji; uyarlanabilir planlama, hızlı yürütme ve sürekli değerlendirmeyi mümkün kılarak ekiplerin çalışmasını kolaylaştırır, diğer yandan da daha başarılı ve sürekli iyileşen sonuçları beraberinde getirir. Çevik yaklaşım, Türkçede “şelale” olarak anılan, İngilizce karşılığı “waterfall” olan geleneksel yaklaşımdan ayrışır. Zira waterfall yaklaşımı, bir disiplinin bir projeye katkıda bulunduğu, ardından bir sonraki paydaşa ilettiği, zamana yayılan bir süreci kapsar. Çevik yaklaşım ise işlevler arası işbirliğini öne çıkarır.

Genellikle yazılım sektörüyle ve ürün geliştirmeyle anılan bu yaklaşım, bugün tüm disiplinleri ve iş fonksiyonlarını etkiliyor. Bu durum, 2025 tarihli Satın Alma ve Tedarikte Çevikliğin Durumu raporuna yansıyan verilerden de okunabiliyor.

Rapora göre tedarik zinciri şirketlerinin %90'ı yapay zekayı stratejik olarak önemli görüyor ve %85'i, yapay zekadan etkin şekilde yararlanabilmek için çevik yaklaşımların önemli olduğuna inanıyor. Dünya çapında gerçekleştirilen araştırma, havacılık ve uzaydan kimyaya, sağlıktan teknolojiye, telekomünikasyondan bankacılığa, pek çok sektörde birincil stratejik önceliğin "iş çevikliği ve uyumlanabilirlik olduğunu söylüyor.

Çevik satın alma nedir?

Temelde çevik satın alma, çevik metodolojinin prensiplerinin satın alma disiplinine uyarlanmış versiyonudur. Daha açıkça ifade etmek gerekirse çevik satın alma, esneklik, işbirliği, şeffaflık ve yinelemeli iyileştirme gibi çevik prensipleri, tedarik süreçlerine uygulayan; bu sayede mal ve hizmet satın alım süreçlerine modern bir yaklaşım getiren hayati bir süreç olarak önem kazanıyor. Çevik satın alma, geleneksel ihale veya uzun teklif isteği (response for proposal | RFP) döngüleri gibi doğrusal prosedürleri, erken ve sık işbirliği, hız ve uyum, değer önceliği ve kademeli ölçeklendirme gibi süreçlerle yeniden ele almaya odaklanıyor.

Geleneksel satın alma ve çevik satın alma arasındaki farklar şöyle özetlenebilir:

• Sözleşme süresi: Geleneksel satın almada sözleşme süreleri uzun ve kilitliyken, çevik satın alma sözleşmeleri her iki tarafa da piyasa koşullarına göre esneyebilme şansı tanır.

• Tedarikçi: Geleneksel satın almada işletmeler, genellikle her ürün için belirli tedarikçilerle uzun vadeli çalışır ve tedarikçi değişikliğine odaklanmaz. Çevik satın almada ise satın almacılar, kuruluşları için en çok değer yaratacak satın alma fırsatlarını oluşturabilmek için çok çeşitli kaynaklardan yararlanır.
• Yaklaşım: Geleneksel satın almada sonuçlar görülür, aksiyon sonradan alınır; bu yönüyle reaktif bir yaklaşım izlenir. Çevik satın alma ise olay anında aksiyon alma esnekliği kazandırır.
• Teknoloji kullanımı: Geleneksel satın alma, teknolojiye daha az ihtiyaç duyar. Çevik satın alma ise yapay zeka veya B2B pazaryerleri ile ihale platformları gibi yenilikçi teknolojileri işin merkezine yerleştirir.

Çevik satın alma finansal süreçlere nasıl yansır?

Küresel danışmanlık şirketi EY’a göre, çevik satın almanın finansal boyutu, yalnızca maliyet kontrolünün ötesine geçerek, stratejik planlamayı ve performans yönetimini de etkiler. Böylece kuruluşlar, değişen piyasa koşullarına yanıt verebilir ve tedarik sonuçlarını iyileştirebilir. Etkili çevik satın alma üç temel finansal unsura dayanır:

1. Fayda-maliyet analizi: Satın alma ekipleri, çevik yaklaşımda satın alma kararlarının hem finansal hem de finansal olmayan etkilerini, müşteri memnuniyeti ve inovasyon gibi faydalarla birlikte değerlendirir. Bu noktada nesnel değerlendirme ve matematiksel sonuçlar önem taşır.
2. Bütçe ve finansal planlama: Özellikle değişken iş ortamlarında ve değişken piyasa koşullarında riske göre ayarlanmış yaklaşımlar izlemek gerekir. Çevik yaklaşım, finansal süreçlerde şeffaflığı, risklerin erken tespitini ve esnek bütçelemeyi destekler.
3. Performans ölçümü ve raporlama: Çevik yaklaşımın en önemli özelliklerinden biri de sürekli iyileştirmeyi teşvik etmesidir. Şirketler, çeşitli performans metrikleri kullanarak satın alma kararlarının sonuçlarını değerlendirebilir ve sonraki kararlarını bu metriklere göre belirleyebilir. Bu sayede işletmeler, tedarikçilerini değiştirmeseler dahi stratejik iyileştirmelerle partnerleriyle daha bütünsel ve değer merkezli bir ilişki kurabilir.

İşletmeler, satın alma süreçlerinde bir sonraki aşamaya geçmek için ne yapmalı?

Bugünün iş ortamı ve belirsiz piyasa koşulları, işletmeleri sektör ve ölçek fark etmeksizin daha akıllı kararlar almaya yönlendiriyor. Daha akıllı kararların temelinde ise sürekli yineleme ve iyileştirme yer alıyor. Çevik yaklaşımın merkezindeki bu strateji, satın alma fonksiyonuna da yansıyor. İşletmeler, satın alma süreçlerinde uzun vadeli değer ve kısa vadeli maliyet avantajı dengesini kurabilmek için, dört temel adıma başvurabiliyor.

• Çevik ilkeleri benimseyin: Çevik yaklaşım, sahiplik ilkesine ve "sprint" adı verilen iş yaklaşımını kullanarak satın alma süreçlerini yeniden ele almayı mümkün kılıyor. Bu sayede işbirliğine dayalı, esnek ve sürekli iyileştirilebilen satın alma süreçleri yönetilebiliyor.
• Sürekli değerlendirme yapın: Çevik yaklaşım, tüm süreçleri tek seferlik bir koşudansa uzun vadeli bir maratona benzetir. Bu yönüyle satın alma da tek seferlik bir karar değil, gelişen bir süreç olarak değerlendirilir. İşletmeler, satın alma tercihlerini sürekli yeniden gözden geçirerek ince ayarlarla ideal süreçler inşa edebilir.
• Tedarikçilerle daha iyi işbirliği geliştirin: Şeffaf diyalog, çevik yaklaşımların başarıya ulaşabilmesinin birincil kriteri olarak konumlanıyor. Bu noktada tedarikçilerin satın alma süreçlerine dahil olması ve işletmelerin tedarikçileriyle şeffaf iletişim kurabilmesi, işbirliği ve sürdürülebilir iş ilişkileri için önem kazanıyor.
• Teknolojiden yararlanın: Teknoloji, yalnızca B2C değil, B2B iş modellerinde de satın almayı dijitale taşıyor. İşletmeler, yenilikçi teknolojileri, yüksek kategori çeşitliliği sunan pazaryerlerini ve akıllı ihale yönetimi sunan platformları tercih ederek çevik yaklaşımı uygulamada rahatlık elde edebiliyor.

KoçZer, dijital çözümleriyle çevik satın alma pratikleri benimsemeyi kolaylaştırıyor

2003'ten bu yana Koç Topluluğu çatısı altında, geniş tedarikçi ağı ve dijital çözümleriyle müşterilerinin işini ileri taşımak için faaliyet gösteren KoçZer, 20 yılı aşkın satın alma ve tedarik deneyimi ile küresel çözümler sunuyor. 140'tan fazla kategoride, 1.600'ü aşkın müşteriye, 61 binden fazla tedarikçiyle hizmet veren KoçZer, dijital çözümleriyle, çevik satın almayı benimsemek isteyen işletmelerin işini kolaylaştırıyor.

ZerOnline: Yenilikçi teknolojilerle tasarlanmış, belirli periyotlarla anlaşması yapılan kurumsal siparişlerin online adresi konumundaki satın alma platformu ZerOnline ile 500 bini aşkın ürün rekabetçi maliyet avantajıyla sunuluyor.

ZerGO: B2B pazaryeri ZerGO’da, her sektör ve ölçekten işletmenin ihtiyaçları için 270 binden fazla ürün güvenilir tedarikçiler aracılığıyla online alışveriş olanağıyla sunuluyor.

Promena: Promena, 2001’den bu yana online satın alma ve tedarikçi çözümleri sunuyor. Tedarikçi ağı, e-satın alma, ESG modülleri ve yapay zeka destekli projeleriyle öne çıkan Promena ile tedarik zinciri uçtan uca yönetilebiliyor.

ZerCard: KoçZer, ZerCard ile de çalışan bağlılığı ve bayi sadakati gibi kritik kurumsal ihtiyaçlara modern ve esnek çözümler getiriyor. Ödüllendirmeden prim yönetimine kadar birçok süreci tek platformda toplayarak verimliliği artırıyor.

KoçZer, aralarında Araç İste ve Zervis’in de bulunduğu dijital çözümleriyle işletmelerin satın alma süreçlerini uçtan uca dönüştürmelerine yardımcı oluyor.